Những vấn đề cần biết về hình thức vận chuyển “Ship COD”

Bài viết dưới đây sẽ nêu khái quát chung về hình thức vận chuyển “Ship COD”, khi nào nên sử dụng dịch vụ ship COD và quy trình hoạt động của ship COD. Ngoài ra còn tìm hiểu và nói rõ về một số kinh nghiệm để sử dụng hình thức này tốt nhất.

Hình thức ship COD đang trở lên khá phổ biến, đa số các đơn vị kinh doanh hàng hóa  hiện nay đều sử dụng dịch vụ này để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của mình. Nếu như ai đã từng mua quần áo hay bất cứ món đồ gì trực tiếp tại cửa hàng thì đều được xem trực tiếp rồi mới thanh toán. Vậy ship COD có gì khác biệt ?
Ship COD là gì?

1. Hình thức vận chuyển ship COD là gì?

Viec lam Ship COD là một hình thức giao hàng và nhận tiền, người mua hàng sẽ thanh toán cho người giao hàng sau khi đã nhận được sản phẩm của mình, sau đó người vận chuyển sẽ nhận tiền hộ cho người gửi hàng. Nếu bưu phẩm – hàng hóa không được thanh toán thì nó được trả lại người gửi. Chính vì hình thức thu tiền hộ này nên  viec lam ship COD này mới khác các hình thức vận chuyển chỉ nhận và chuyển giao hàng hóa, sản phẩm.

2. Khi nào sử dụng dịch vụ ship COD

 Ship COD là một hình thức khá phổ biến với giới kinh doanh hiện nay. Vậy khi nào thì cần sử dụng ship COD:
  • Khi khách hàng muốn tránh khỏi rủi ro, mất thông tin cá nhân do các trang web bán hàng giả mạo có mưu đồ xấu cũng như từ những shop bán hàng không uy tín, bảo mật kém.
  • Đối với một số khách hàng không có hoặc không dùng thẻ ngân hàng để thanh toán tiền trực tiếp thì hình thức thanh toán COD là một giải pháp vô dùng ưu việt, mang lại lợi ích và sự tiện lợi cho họ. Họ có thể đặt bất kỳ món đồ hàng hóa nào mà mình muốn. Mọi sự rủi ro đều nằm ở phần trách nhiệm ở phía người bán và người giao hàng. Ví dụ đối với món đồ là bình hoa sứ, bạn chỉ phải thanh toán khi nhận được bình hoa nguyên vẹn. Còn nếu trong quá trình vận chuyển từ người bán đến bạn mà bị vỡ hoặc sứt mẻ thì bạn không phải chịu trách nhiệm.
  • Hình thức ship COD hiện nay được sử dụng rất nhiều và rất phát triển, một phần là do các doanh nghiệp hay shop bán hàng không tạo được niềm tin cho khách hàng về chất lượng sản phẩm. Khách hàng có tâm lý sợ hàng hóa mình mua không đúng với sản phẩm thực tế, hay chuyển tiền thanh toán và người bán lại không chuyển hàng trả khách nên khi mà các doanh nghiệp, shop bán hàng sử dụng hình thức ship COD thì nhận được rất nhiều sự phản hồi tốt của khách hàng và bán được nhiều sản phẩm hơn.
Ngoài ra với dịch vụ này thì người bán hàng còn tiết kiệm được một khoản chi phí phải thanh toán cho các đơn vị thanh toán online – giá của sản phẩm do đó cũng được giảm so với những đơn vị bán hàng khác. Tuy nhiên, khi sử dụng ship COD thì người bán hàng sẽ bị phát sinh thêm chi phí thu hộ. Khách hàng có thể từ chối nhận hàng nếu hàng không không hài lòng. Trường hợp đơn hàng bị hoàn hay không giao được thì người bán sẽ bị chịu phí chuyển hoàn bằng 50% phí vận chuyển. Do đó khi sử dụng dịch vụ ship COD các bạn cần chú ý :
 
  • Tư vấn cho khách hàng về dịch vụ và sản phẩm
  • Gọi điện chết đơn hàng với khách trước khi cho người giao hàng
  • Nên sử dụng các dịch vụ giao hàng như : dịch vụ COD, giao hàng COD, chuyển hàng nhanh COD, giao hàng thu tiền hộ để giảm tỉ lệ chuyển hoàn.

3. Dịch vụ COD hoạt động như thế nào?

Hiện nay, ngoài những hình thức vận chuyển truyền thống thì đã xuất hiện những hình thức ship hàng và nhận tiền hộ, được gọi là “Ship COD” Vậy dịch vụ Ship COD hoạt động với quy trình ra sao. Chúng ta cùng nhau tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này nhé.

Bước 1 : Người mua và bán sẽ thống nhất về vấn đề đặt hàng hóa có thể là trực tiếp hoặc qua các kênh thông tin truyền thông bán hàng khác.

Bước 2 : Người bán sẽ gọi điện lại với người mua để chốt đơn hàng cũng như xin thông tin về khách hàng như :

  • Tên khách hàng
  •  Số điện thoại người nhận
  • Địa chỉ cụ thể người nhận hàng
  • Tên sản phẩm
  • Giá sản phẩm
Khách hàng đồng ý và cung cấp hết những thông tin trên thì người bán sẽ tiến hành đóng gói hàng hóa, sản phẩm
 
Bước 3 : Người bán gửi hàng đến 1 đơn vị chuyển phát có dịch vụ ship COD nào đó để chuyển cho khách hàng hoặc chọn dịch vụ nhận viên giao hàng đến tận nơi để nhận hàng. Khi bạn dửi đi sẽ có một phiếu gửi hàng, bạn lưu ý không được làm mất, nếu làm mất thì bạn sẽ không được nhận tiền thu hộ COD.
 
Bước 4 : Đơn vị vận chuyển ship COD sẽ vận chuyển và giao hàng đến người nhận thông thường trong vòng từ 2 đến 4 ngày (nếu chuyển nhanh) ; từ 7 đến 10 ngày (nếu chuyển chậm), tùy địa điểm người nhận xa hay gần. Đây là thời gian mang tính tương đối do có thể thời gian có thể thay đổi do quá trình giao nhận gặp phải sự cố nào đó.
 
Bước 5 : Khách hàng nhận hàng hóa, sản phẩm và thanh toán tiền cho nhân viên giao hàng. 
Người vận chuyển giao hàng và thu tiền hộ
  • Còn về phí Ship COD sẽ có 2 trường hợp sẽ trả phí, thứ nhất là người bán sẽ thanh toán, thứ 2 là người mua sẽ thanh toán cho đơn vị vận chuyển cung với tiền hàng. Phí ship COD là do người mua và người bán tự thỏa thuận với nhau.
  • Nếu trong trường hợp người nhận từ chối nhận hàng thì đơn vị vận chuyển sẽ chuyển lại món hàng đó cho người bán thì người bán phải chịu phí chuyển hoàn bằng 50% chi phí vận chuyển.
  • Số tiền hàng mà đơn vị vận chuyển nhận hộ người bán thì sẽ được hoàn trả lại vào một số ngày cố định trong tuần, tùy vào đơn vị vận chuyển.

Oppa nghĩa là gì? Oppa mang ý nghĩa gì? và những thông tin liên quan bạn có thể tham khảo ngay trên Timviec365.com.

4. Kinh nghiệm khi ship COD

Chi phí để vận chuyển ship COD thường cao hơn chi phí vận chuyển hàng hóa bình thường khác. Do các đơn vị vận chuyển sẽ đưa ra bảng giá về cách thức tính chi phí vận chuyển ship COD là phí vận chuyển và phí COD thu hộ. Vì vậy, nếu lựa chọn hình thức khách hàng nhận hàng rồi mới thanh toán thì người bán sẽ phải trao đổi rõ với khách hàng về phí COD thu hộ ai sẽ là người trả. Hiện nay khách hàng không ngại vấn đề phải trả thêm phí để có thể kiểm tra hàng hóa mới phải thanh toán nên người bán cũng cần chú ý phải trao đổi rõ ràng để tránh xảy ra tranh cãi, mất phí vận chuyển không mong muốn. Vậy những kinh nghiệm khi ship COD là gì ?
 
  • Chuẩn bị dịch vụ và sản phẩm thật tốt luôn là tiền đề đem lại sự tin tưởng của người mua đối với người bán và  có thể là được sự ủng hộ từ họ. 
Để tránh những tình trạng không hay xảy ra thì bạn phải có một sản phẩm thật tốt, để khi khách nhận được hàng như những gì đã được quảng cáo và tất nhiên là sẽ không có chuyện bị trả lại hàng vì sản phẩm không giống với thực tế. 
Mặt khác, sau khi bạn có 1 sản phẩm chất lượng thì bạn phải có một đội ngũ quản lý đơn hàng và đóng gói chuyên nghiệp. Quản lý thật tốt những đơn hàng và kiểm soát chúng thường xuyên cho đến khi khách nhận được hàng và thanh toán tránh tình trạng bị chồng chéo đơn và có khi là quên đơn khiến khách hàng không được hài lòng. Đóng hàng chuyên nghiệp sẽ không làm hỏng hàng hóa khi giao và thậm chí là không bị nhầm sản phẩm với địa chỉ của các đơn hàng cho nhau.
Khách hàng đã đặt đơn hàng của mình mà lại được cung cấp một dịch vụ vận chuyển hàng nhanh chóng tiện lợi thì người bán lại càng ghi điểm với người mua.
 
  • Quản lý những đơn hàng chưa ship COD thành công : khi thât bại một vấn đề gì thì ta cần tìm hiểu rõ nguyên nhân tại sao lại xảy ra tình trạng như vậy để kịp thời đưa ra phương án giải quyết tốt nhất. Khắc phục những thiếu sót trong quá trình bán hàng, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ. Một số trường hợp không ship hàng thành công như sau :
Gọi nhưng không nghe máy
Khách hàng tắt máy
Khách hàng không nhận hàng
Sai địa chỉ người nhận
 
  • Xử lý đơn hàng từ đơn vị vận chuyển phản hồi : Rất nhiều tình huống xảy  ra khi các đơn vị vận chuyển phản hồi lại với người bán về các trường hợp như sau :
Người mua mở hàng ra kiểm tra và không nhận hàng : khi sản phẩm đã đến tay khách hàng thì bạn phỉa dùng mọi cách để không bị trả lại. Họ đã muốn lấy nên mới xe hàng. Vậy nên, người bán phải niềm nở và hỏi khách nguyên nhân mà khách không muốn lấy để tìm phương án giải quyết. Chú ý, bạn phải ghi chép cẩn thận để cho khách hàng biết mình đang rất quan tâm đến ý kiến khách hàng phản hồi với mong muốn được phục vụ khách hàng tốt hơn.
Ghi chép lại những ý kiến của khách hàng
Cùng Timviec365.com tìm hiểu vấn đề quấy rối tình dục - bóng ma vô hình tồn tại trong xã hội Việt Nam, một thông tin hữu ích mà bạn nên theo dõi.
Người giao hàng không gọi ngay cho ngời bán tại thời điểm khách hàng không nhận hàng. Người giao hàng như vậy là làm sai quy tắc và người bán có 2 cách giải quyết như sau: một là yêu cầu người giao hàng phải bồi thường đơn hàng; hai là gọi điện thuyết phục khách hàng và yêu cầu bưu điện phát hàng lại.
 
  • Thái độ phục vụ làm nên uy tín: khi bạn càng làm khách hàng hài lòng bao nhiêu thì bạn càng tiếp cận được với túi tiền của họ. Bạn phải biết cách xin lỗi vì đã không phục vụ chu đáo. Cố gắng lắng nghe những ý kiến phản hồi từ khách hàng để bạn có thể sửa và có những dịch vụ tốt hơn.
Đến đây chắc hẳn các bạn cũng biết rõ thế nào là ship COD và những đặc điểm ưu việt của chúng so với những hình thức vận chuyển truyền thống khác. Người bán hàng nên cân nhắc kỹ để lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp với hình thức kinh doanh của mình nhằm đem lại hiệu quả công việc cao.

Tác giả: Hằng Lê