Định dạng trang in trong excel 2010 chuyên nghiệp, nhanh chóng

Phùng Hà tác giả timviec365.com Tác giả: Phùng Hà clock blog03-03-2020

Bạn đang sử dụng excel 2010 vậy bạn có biết rằng khi in trang tín, văn bản cần định dạng trang in trong excel 2010 trước khi in hay không? Những thao tác định dạng trang in như thế nào là chuẩn xác, nhanh chóng và hiệu quả? Bên cạnh đó khi muốn xóa định dạng thì bạn làm thế nào? Tất cả sẽ được chia sẻ đầy đủ và chi tiết đến bạn trong bài viết này.

Việc làm kế toán - kiểm toán

1. Cần phải định dạng trang in trong excel 2010 trước khi in vì?

Chắc chắn hiện nay vẫn rất nhiều bạn đang sử dụng excel 2010 cho máy tính của mình và thực hiện các công việc liên quan đến bảng tính. Vậy lý do khiến bạn bạn cần phải định dạng trang in trong excel 2010 cho bản thân mình trước khi in là gì? Sau đây sẽ là những lý do khiến bạn nhất định phải định dạng trang in trước khi in bản tính bất kỳ nào đó từ excel như sau:

Cần phải định dạng trang in trong excel 2010 trước khi in vì?
Cần phải định dạng trang in trong excel 2010 trước khi in vì?

Thứ nhất, excel là trang tính với rất nhiều cột và hàng khác nhau để bạn có thể điền dữ liệu và nhập các dữ liệu để tính toán của doanh nghiệp vào bảng tính này, với kích thước rất lớn nên khi tạo bảng bạn cần căn chỉnh để đảm bảo số cột và số dòng của bạn có thể hiển thị đầy đủ trên các trang giấy mà không bị mất bất kỳ một thông tin nào khi in.

Thứ hai, trang tính excel được mặc định trong các phiên bản excel khác nhau và excel 2010 cũng vậy, khi in để đảm bảo đúng khổ giấy thì bạn cần định dạng lại trang in để đảm bảo thông tin khi in ra được tốt nhất và hoàn hảo nhất, tránh những trường hợp bị lỗi phông chữ, số mỗi dòng một kiểu không đồng nhất, sẽ khiến trang in của bạn rất xấu và thiếu chuyên nghiệp.

Thứ ba, khổ giấy in có nhiều kích thước khác nhau, in theo chiều dọc của giấy hay chiều ngang của giấy, in trên giấy A4, A5, A3, A2,… các kích thước giấy khác nhau khi in đòi hỏi bạn cần định dạng trước khi in để đảm bảo trang in trong excel của bạn khi in trải đều trên mặt giấy và hiện đầy đủ thông tin nhất trên mặt giấy giúp người nhìn, người đọc dễ dàng xem chúng.

Cần phải định dạng trang in trong excel 2010 trước khi in vì?
Cần phải định dạng trang in trong excel 2010 trước khi in vì?

Thứ tư, thông qua việc căn chỉnh và định dạng trang in giúp cho bài viết, các thông tin của bản và khổ giấy bạn dùng để in văn bản được đẹp mắt, thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn thân trong việc sử dụng tin học văn phòng và nghiệp vụ của mình trong công việc để cấp trên có thể đánh giá bạn là người cẩn thận, chú trong đến cả nội dung và thức của tài liệu khi cung cấp đến họ.

Qua đó bạn đã hiểu được những lý do khiến bạn phải định dạng trang tính excel 2010 trước khi in hay chưa? Việc định dạng là rất cần thiết và là một yêu cầu cơ bản khi bạn định in văn bản, trang tính từ excel ra giấy. Để biết được việc định dạng này bao gồm những thao tác như thế nào thì bạn cần đọc ngay phần tiếp theo của bài viết này để bổ sung kiến thức cho mình.

Việc làm tài chính·​

2. Hướng dẫn định dạng trang in trong excel 2010 chi tiết và đầy đủ nhất

2.1. Chuẩn bị trước khi định dạng trang in trong excel

Để có thể định dạng và in thành công thì bạn cần phải chuẩn bị một số ccs vấn đề cho quá trình định dạng trang in excel của mình như sau:

Hướng dẫn định dạng trang in trong excel 2010 chi tiết và đầy đủ nhất
Chuẩn bị trước khi định dạng trang in trong excel

+ Thứ nhất, để có được một trang in hoàn hảo nhất về kích thước tiêu chuẩn và nội dung phù hợp thì bạn cần nắm được rõ các quy định về khổ giấy in như thế nào để định dạng trang văn bản, trang tính excel cho phù hợp với yêu cầu in tài liệu của cấp trên. Việc căn chỉnh lề phải đúng với quy định, khoa học và hình thức trình bày chuyên nghiệp. Đặc biệt là với các văn bản hành chính thì cần phải định dạng trang in excel theo đúng quy định khi in để đảm bảo được đúng hình thức, chuyên nghiệp và truyền tải đầy đủ thông tin cần thiết.

+ Thứ hai, bạn phải xác định được kiểm in mà minh muốn trước khi in một trang in trong excel 2010 nào đó, khổ giấy in như thế nào, cần định dạng ra sao để biết các định dạng cho phù hợp nhất với yêu cầu và mong muốn của bản thân.

+ Thứ ba, chuẩn bị đầy đủ cho bản thân những kiến thức về thao tác thực hiện để khi bắt đầu vào thực hiện định dạng trang in trong excel 2010 nhanh chóng và chuẩn xác nhất, cho ra kết quả định dạng như mong muốn và chuyên nghiệp.

Để nắm rõ hơn về các thao tác thực hiện định dạng trang in trong excel 2010 thì phần tiếp theo sẽ hướng dẫn chi tiết và cụ thể đến bạn cách thực hiện như thế nào.

2.2. Hướng dẫn cách định dạng trang in trong excel 2010 chi tiết và đầy đủ nhất

Khi bạn thực hiện việc định dạng trang in trong excel 2010 thì bạn nhất định cần quan tâm và chú trọng đến các thao tác thực hiện như sau để mang đến một kết quả trang in đẹp nhất và thể hiện được tính chuyên nghiệp của bản thân mình:

Hướng dẫn cách định dạng trang in trong excel 2010 chi tiết và đầy đủ nhất
Hướng dẫn cách định dạng trang in trong excel 2010 chi tiết và đầy đủ nhất

2.2.1. Cách căn chỉnh các lề in trong excel

Việc căn chỉnh lề in rất quan trong khi in một trang văn bản hoặc trang tính trên giấy. Thông thường trang in sẽ có những thông số chỉnh căn lề mặc định, nhưng bạn cũng có thể thay đổi căn lề theo ý muốn của bản thân với các thao tác thực hiện đơn giản như sau:

+ Bước 1: Thường excel để đơn vị đo mặc định là inch để bạn có thể in chuẩn xác trên giấy thì bạn cần chuyển về đơn vị cm thông qua thao tác File chọn Options. Sau đó sẽ xuất hiện hộp thoại với các câu lệnh khác nhau để bạn lựa chọn. Bạn chọn Display để chuyển đơn vị đo từ inch sang cm tại Ruler units và chọn centimeters, rồi ấn Ok là đã thay đổi đơn vị đo thành công.

+ Bước 2: Trên thanh công cụ bạn lựa chọn Page layout và chọn lệnh Custom Margins. Sau đó hộp thoại Page Setup sẽ được hiển thị trên màn hình.

+ Bước 3: Tại hộp thoại Page Setup này bạn cần lựa chọn Margins và điều chỉnh các thao tác để căn lề trái, lề phải, lề trên, lề dưới, các dữ liệu trên đầu và dưới chân. Sau khi bạn căn chỉnh lề theo ý muốn của mình thì bạn chỉ cần ấn OK để hoàn tất việc định dạng căn lề cho trang in trong excel của bạn.

Việc làm hành chính văn phòng

2.2.2. Cách bạn cố định trang in excel ngay cả khi thay đổi máy tính

Hướng dẫn cách định dạng trang in trong excel 2010 chi tiết và đầy đủ nhất
Hướng dẫn cách định dạng trang in trong excel 2010 chi tiết và đầy đủ nhất

Việc bạn thay đổi máy tính để in cũng là một trong rất nhiều các trường hợp thường gặp khi máy tính bạn đang dùng không kết nối trực tiếp với máy in, chính vì vậy rất nhiều trước hợp xảy ra là khi chuyển máy tính và in thì định dạng không theo ý muốn và định dạng mà bạn đã để trước đó. Vậy làm thế nào để cố định được trang in trong excel mà bạn đã định dạng trước đó khi đổi máy tính để in? Cách làm cũng rất đơn giản bạn chỉ cần thực hiện theo các bước đơn giản sau đây:

+ Bước 1: Đầu tiên bạn cần thực hiện việc định dạng phông chữ và cỡ chữ phù hợp và thông dụng nhất sử dụng được ở nhiều máy tính khác nhau để khi đổi máy tính thì các định dạng không bị lỗi. Và định dạng với các máy tính có cùng khổ giấy và cỡ trang để việc in trang tính của bạn được hoàn hảo nhất.

+ Bước 2: Sau khi định dạng xong nhưng thông tin ở trên thì bạn cần bấm chọn Default trên máy tính để định dạng cố định những căn chỉnh mà bản đã sửa trước đó và du có thay đổi máy tính để in thì bạn yên tâm là các định dạng bạn đã đặt vẫn được giữ nguyên vẹn.

Đây là mẹo khi in được sử dụng với các bạn khi máy tính của mình không kết nối trực tiếp với máy in mà cần phải chuyển qua máy khác để thực hiện in trang excel 2010 cho bạn.

2.2.3. Thiết lập chế độ hiển thị và vùng cần in

Việc bạn thiết lập chế độ hiển thị và vùng hiển thị là rất quan trọng trước khi in trang tính excel. Lựa chọn chế độ hiển thị có 3 chế độ khác nhau để bạn có thể lựa chọn chế độ phù hợp như sau:

Hướng dẫn cách định dạng trang in trong excel 2010 chi tiết và đầy đủ nhất
Hướng dẫn cách định dạng trang in trong excel 2010 chi tiết và đầy đủ nhất

+ Thứ nhất: Chế độ Normal View được sử dụng phổ biến nhất trong quá trình tính toán, thống kê và nhập dữ liệu vào bảng tính mà kế toán và các dân văn phòng hàng chính thừng định dạng cho bảng tính excel. Đây cũng là chế độ mặc định trong cài đặt của excel 2010.

+ Thứ hai: Page Layout View là chế độ được dùng để xem trước khi in văn bản những đối với tính toán và nhập dữ liệu trên excel thì đều có thể sử dụng được.

+ Thứ ba: Page Break Preview đây là chế độ để giúp bạn hiển thị được các dòng kẻ khi in trên giấy của bảng tính excel. Và điều chỉnh thông qua việc kéo thả các đường chia trang.

Đó là các chế độ hiển thị bạn cần thực hiện và quan tâm khi định dạng trang in trong excel 2010. Sau đó bạn cần thực hiện việc lựa chọn vùng in thông qua việc sử dụng lệnh Set Print Area. Chọn Ribbon rồi lựa chọn Page Layout, tại hộp thoại Page Setup bạn chọn Print Area và cuối cùng của thao tác cho việc chọn vùng in là Set Print Area.

Việc làm in ấn

2.2.4. Thực hiện xem trước khi in trong excel để đảm bảo in hoàn hảo

Xem trước khi in là một trong những hành động rất cần thiết để chắc chắn được rằng những thức bạn định dạng đã đúng và hiển thị cho bạn nhìn thấy được sau khi in ra giấy thì sẽ được hiển thị như thế nào cho bản thấy. 

Hướng dẫn cách định dạng trang in trong excel 2010 chi tiết và đầy đủ nhất
Hướng dẫn cách định dạng trang in trong excel 2010 chi tiết và đầy đủ nhất

Việc bạn xem trước bản in trên excel 2010 cũng rất đơn giản với việc bạn chỉ cần ấn vào Print sẽ hiển thị cho bạn thấy những thông số và đã hiển thị trên giấy như thế nào. Sau khi xem trước bản in thì bạn có thể lựa chọn cách in hai mặt hoặc in trên một mặt giấy với kích thước phù hợp và thường là kích thước khổ A4. Đặc biệt để in được nhiều trang nếu dữ liệu của bạn dài thì bạn cần thực hiện việc đánh số thứ tự trong excel tùy theo nhu cầu in của bạn như thế này và ngắt trang phù hợp với từng nội dung để đảm bảo thông tin truyền tại đầy đủ nhất và không bị ảnh hưởng khi ngắt trang.

Việc làm kế toán tại Hà Nội

3. Hướng dẫn chi tiết về cách bỏ định dạng trang in trong excel 2010

Bạn đang biết được các thao tác cần thực hiện để định dạng trang in trong excel 2010, vậy nên bạn muốn bỏ định dạng này đi thì sử dụng những thao tác và làm như thế nào? Sau đây sẽ là các cách bạn có thể sử dụng để xóa định dạng trang in trong excel 2010 như sau:

Định dạng trang in trong excel 2010 - Hướng dẫn chi tiết về cách bỏ định dạng trang in trong excel 2010
Hướng dẫn chi tiết về cách bỏ định dạng trang in trong excel 2010

Cách 1: Xóa toàn bộ những định trạng trang in trong excel. Để xóa toàn bộ các định dạng trong excel thì bạn thực hiện theo các thao tác cực đơn giản sau:

+ Bước 1: Chọn ô, hàng, hoặc dùng chuột để lựa chọn tất cả các ô bạn muốn xóa định dạng.

+ Bước 2: Trên thanh công cụ, lựa chọn Home, rồi lựa chọn Editing và nhấn chọn Clear để xóa định dạng.

+ Bước 3: Cuối cùng chọn Clear Formats để xóa định dạng phông chữ, đừng viên, màu sắc mà không ảnh hướng đến nội dung trong ô.

Cách 2: Bạn có thể chọn xóa định dạng thông qua việc kích chuột vào Quick Access Toolbar 

Cách xóa cũng rất đơn giản không khó để bạn có thể thực hiện được các thao tác khi cần thiết.

Qua chia sẻ về định dạng trang in trong excel 2010 giúp bạn biết được lý do vì sao cần định dạng, để định dạng thì các thao tác thực hiện cực đơn giản là gì, bên cạnh đó bạn còn được chia sẻ thêm một vài thông tin về cách xóa định dạng trong excel 2010 cho bạn. Hy vọng với những chia sẻ này bạn sẽ thuần thục hơn trong việc sử dụng và dùng excel cho các văn bản và phục vụ cho công việc của bạn được hiệu quả nhất.

mẫu cv xin việc
Tham gia bình luận ngay!

Lượt xem4631 lượt comment0

Capcha comment
Tìm việc làm
x
Tạo CV Tìm việc làm
Liên hệ qua SĐT