Điều phối là gì? Và công việc của một nhân viên điều phối

Điều phối sự kiện, điều phối giao hàng không còn là những cụm từ quá xa lạ đối với những bạn trẻ đang tim viec làm. Nếu có cơ hội để trở thành một nhân viên điều phối (điều phối viên) trong một sự kiện, bạn sẽ cần phải làm những gì? Làm sao để có thể chạy sự kiện một cách trơn tru? Sự thành bại của sự kiện sẽ phụ thuộc vào khả năng điều phối của bạn. Vậy điều phối là gì? Công việc của một công việc điều phối thực sự là gì?

1. Khái niệm điều phối là gì? Và những công việc điều phối cần làm

1.1. Tìm hiểu điều phối là gì?

Điều phối là việc lên kế hoạch, tổ chức, vận hành, sắp xếp để công việc có thể diễn ra suôn sẻ và thuận lợi. Có thể hiểu đơn giản điều phối là “làm cho dễ dàng”, “làm cho công việc được suôn sẻ”. Một nhân viên điều phối phải có trách nhiệm, lên kế hoạch, sắp xếp tổ chức nhân sự, theo dõi quá trình vận hành để đảm bảo công việc đang diễn ra suôn sẻ và mọi thứ được chuẩn bị ở mức tốt nhất.

Khi làm công việc điều phối, điều phối viên phải là một người có óc quan sát, có cái nhìn tổng quát và khả năng xử lý tình huống tốt. Điều phối viên không được sử dụng quan điểm cá nhân của mình để áp đặt lên người khác, thay vào đó là lắng nghe ý kiến từ mọi người để có thể cùng nhau hoàn thành xuất sắc công việc của mình.

>> Tham hảo thêm: Đối tượng lao động là gì? sự cần thiết và vai trò trong lĩnh vực công nghiệp chế biến

điều phối là lên kế hoạch và vận hành công việc

1.2. Điều phối viên làm những công việc gì?

Công việc hàng ngày của điều phối viên sẽ xoay quanh việc thiết kế kế hoạch làm việc, lựa chọn phương pháp, công cụ để hỗ trợ công việc, phân công sắp xếp nhân viên vào những vai trò phù hợp với họ và hướng dẫn cũng như kiểm soát tiến trình vận hành của công việc.

Đối với những công việc hợp tác với những công ty, doanh nghiệp khác, điều phối viên phải phối hợp với đối tác để tìm được tiếng nói chung, kế hoạch chung và thống nhất các hoạt động trong công việc.

Điều phối viên phải đảm bảo rằng tất cả các thành viên đang làm việc hiệu quả và có thể hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết. Người điều phối phải biết tôn trọng và ghi nhận ý kiến của các thành viên trong đội, mọi ý kiến đều được xem xét bổ sung vào kế hoạch để hoàn thiện hơn về quá trình làm việc cũng như đạt được kết quả như mong muốn.

2. Những điều mà một điều phối viên cần phải có

Sau khi đã hiểu khái niệm điều phối là gì, những người có mong muốn được trở thành điều phối viên cần phải tìm hiểu những kỹ năng nào cần được trang bị khi bắt đầu công việc điều phối.

2.1. Kỹ năng điều phối

Đây là kỹ năng bắt buộc phải có của điều phối viên, bạn phải có óc quan sát và biết cách vận hành công việc. Đồng thời, điều phối viên được xem là trung gian, thúc đẩy và gắn kết mọi người. Nếu không có được kỹ năng này, thì bạn sẽ không bao giờ hoàn thành được những công việc có khối lượng lớn.

2.2. Kỹ năng hướng dẫn

Điều phối viên có trách nhiệm lên kế hoạch và sắp xếp nhân viên vào vị trí phù hợp với họ. Đối với một số vị trí có tính chất công việc phức tạp và khó giải thích, hoặc xuất hiện những đầu việc mới mà trước đây chưa từng làm, bạn cần biết cách giải thích cũng như hướng dẫn cho mọi người hiểu rõ công việc của mình và hoàn thiện nó.

2.3. Kỹ năng quản lý thời gian

Đối với nhân viên điều phối sự kiện hoặc tổ chức chương trình, bắt buộc phải vận hành công việc trơn tru trong một thời gian ngắn. Không thể tránh khỏi trường hợp, các sự kiện diễn ra quá lâu, hoặc kết thúc sớm hơn dự kiến. Vì vậy quản lý thời gian như thế nào để mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch là kỹ năng cực kỳ quan trọng của điều phối viên.

2.4. Kỹ năng giao tiếp

Về mặt đối ngoại, điều phối viên thường xuyên phải làm việc với các đối tác để hiểu mong muốn cũng như thống nhất kế hoạch. Vế đối nội, điều phối viên sẽ cần phải kết hợp với các phòng ban, đơn vị khác, cùng nhau hỗ trợ và hoàn thành công việc. Đối với các thành viên trong nhóm, người điều phối đóng vai trò gắn kết tất cả mọi người, phân tích, hướng dẫn và giải đáp thắc mắc khi có vướng mắc. Có thể nói, để trở thành nhân viên điều phối, bạn cần phải là một người có khả năng ăn nói và đàm phán tốt thì công việc mới có thể đạt tới thành công được.

Chương trình thạc sỹ quan trả kinh doanh MBA, là chương trình tiên tiến, được rất nhiều dân kinh tế quan tâm hiện nay. Nếu bạn cũng là dân kinh tế và quan tâm hãy đọc ngay thông tin học MAB đâu được cập nhật thường xuyên và chia sẻ đến bạn đọc trên timviec365.com nhé. 

điều phối viên cần được trang bị nhiều kỹ năng cần thiết

2.5. Kỹ năng làm việc nhóm (teamwork)

Đây được xem là một kỹ năng bắt buộc, không phải chỉ đối với điều phối mà đối với hầu hết tất cả các lĩnh vực khác cũng cần phải có điều này. Để có thể lên kế hoạch và vận hành công việc, điều phối viên cần biết cách phối hợp với các đồng nghiệp khác, bộ phận khác. Để công việc diễn ra suôn sẻ, bạn không thể đặt cái tôi của mình lên quá cao, gây xích mích và mất đoàn kết giữa mọi người mà cần phải biết lắng nghe, ghi nhận ý kiến từ người khác. Công việc sẽ được hoàn thiện nếu như những người thực hiện nó có khả năng phối hợp nhuần nhuyễn với nhau trong cả quá trình.

2.6. Khả năng tiếp cận với những công nghệ mới

Công việc điều phối sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu có sự hỗ trợ của các hệ thống, phần mềm công nghệ. Thay vì thường xuyên phải họp và bàn bạc, điều phối viên có thể liên hệ với những người khác qua các ứng dụng trao đổi thông tin, hoặc gửi email cho đối tác thay vì phải liên tục phải gặp mặt.

Đối với điều phối viên ở một số lĩnh vực như tiếp thị, quảng cáo, thì biết cách sử dụng các trang mạng xã hội. Việc làm quen và hiểu được tính năng của các phần mềm mới này sẽ là điều quan trọng trong việc hỗ trợ và áp dụng thực tế giúp công việc điều phối dễ dàng hơn.

3. Thế nào được xem là quy trình điều phối chuẩn

3.1. Các bước tiến hành một quy trình điều phối

Để tạo ra một quy trình chung về công việc điều phối còn phải phụ thuộc vào tính chất của công việc. Nhưng nhìn chung, tất cả các quy trình điều phối cần đều tuân theo một khung làm việc chuẩn.

- Xác định mục tiêu, lập kế hoạch

Đầu tiên khi bắt đầu công việc điều phối, điều phối viên phải hiểu rõ công việc mà mình đang làm là gì, và mục tiêu mà mình đang nhắm tới là gì.

Ví dụ, đối với điều phối sự kiện, công việc ở đây bao gồm tất cả các khâu từ chuẩn bị tới thực hiện một sự kiện. Mục tiêu đặt ra là phải hoàn thành trong thời gian bao lâu, và phải đảm bảo hoàn thành tất cả nội dung chương trình của sự kiện.

- Lên kế hoạch chi tiết

Sau khi đã xác định được mục đích công việc và cái nhìn tổng quan về công việc sẽ diễn ra, bạn cần phải tạo ra một kế hoạch chi tiết để mọi người có thể hiểu và cũng thực hiện. Cụ thể ở đây, khi tổ chức một sự kiện, bạn cần phải có kế hoạch cho các giai đoạn trước, trong và sau sự kiện. Trước khi diễn ra sự kiện phải chuẩn bị những gì, trong quá trình diễn ra sự kiện phải đảm bảo những điều gì và sau khi kết thúc sự kiện sẽ phải thực hiện những công việc gì. Những điều này cần phải được lên kế hoạch rõ ràng trước khi tiến hành vận hành.

Để có thể hoàn thành điều này, điều phối viên có thể họp và xin ý kiến từ những đồng nghiệp khác, lắng nghe và tổng hợp ý kiến. Ngoài ra còn phụ thuộc vào tính chất và quy mô công việc để đưa ra kế hoạch phù hợp.

 

điều phối công việc cần phải được lên kế hoạch rõ ràng

- Phân công và kiểm soát công việc

Trước khi bắt đầu công việc, điều phối viên sẽ phân công và hướng dẫn công việc cho tất cả các vị trí. Tuy nhiên, trước đó cần phải suy nghĩ tới những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình làm việc. Nếu như gặp phải tình huống này thì phải xử lý như thế nào? Nếu như không có phương án xử lý phù hợp thì phải làm sao?  Tất cả nên được chuẩn bị trước để trong quá trình tiến hành công việc sẽ không vì những vấn đề này khiến tất cả các bước khác bị gián đoạn.

3.2 Những công việc điều phối được tìm kiếm nhiều nhất hiện nay

3.2.1. Điều phối vận tải

Điều phối vận tải được cho là phù hợp hơn với phái mạnh vì đây là một công việc khác vất vả và cần dùng nhiều sức lực. Nhiệm vụ của công việc này bao gồm:

-  Tiếp nhận thông tin đơn hàng từ các bộ phận khác sau đó tìm kiếm những đơn bị cung cấp xe, các loại xe phù hợp cho việc vận chuyển đơn hàng.

- Theo dõi quá trình vận chuyển đơn hàng để nếu xảy ra sự cố có thể nhanh chóng khắc phục.

- Giám sát, cập nhật tình trạng đơn hàng cho đơn vị của mình và phía khách hàng.

3.2.2. Điều phối sự kiện

Đây là công việc được rất nhiều các bạn trẻ tìm kiếm vì tính năng động và môi trường làm việc thoải mái. Tất cả các sự kiện nếu muốn được diễn ra suôn sẻ thì sự xuất hiện của điều phối viên là điều cực kỳ cần thiết. Tuy nhiên công việc này đòi hỏi bạn có khả năng giao tiếp tốt vi phải làm việc với nhiều người và nhiều loại đối tác khác nhau.

Ngoài ra, khả năng ứng biến và xử lý tình huống cũng đóng vai trò quan trọng. Tổ chức sự kiện chính là công việc có thể phát sinh nhiều sự cố nhất, và nếu không giải quyết kịp thời sẽ gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc cũng như uy tín của những đơn vị tổ chức sự kiện đó. Điều phối sự kiện phải là người có khả năng chịu được áp lực cao, hoàn thiện deadline trong thời gian ngắn

điều phối sự kiện là ngành nghề hot hiện nay

3.2.3. Nhân viên điều phối kho

Công việc khi trở thành điều phối kho chính là quản lý tất cả các hàng hóa được nhập, xuất và giao nhận trong kho. Điều phối viên sẽ có nhiệm vụ điều phối nhân viên soạn hàng, sắp xếp, phân loại, vệ sinh, đóng gói, chuyển hàng lên xe tải,… Ngoài ra, điều phối viên cần phải cập nhật tình trạng kho mỗi ngày và các thông tin chính xác liên quan về mặt hàng, nhãn mác hàng, phân chia sắp xếp hàng hóa theo từng khu vực.

3.2.4. Nhân viên điều phối giao hàng

Với sự phát triển của các dịch vụ giao hàng như hiện này, thì điều phối giao hàng là một công việc cực kỳ quan trọng để đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng trong thời gian ngắn nhất.

Nhân viên điều phối giao hàng cần phải biết phân công đơn hàng cho nhân viên giao hàng và theo dõi quá trình giao hàng. Điều phối viên giao hàng phải chịu trách nhiệm về quản lý đội ngũ giao hàng, tiền giao hàng, khối lượng hàng, hàng hóa phải được giao theo đúng thời gian, địa điểm khách yêu cầu.

Trên đây là những thông tin cần biết khi tìm hiểu điều phối là gì, những điều nhân viên điều phối cần có cũng như một số công việc liên quan tới điều phối phổ biến hiện nay. Mong rằng đối với những người đang tìm hiểu về công việc này sẽ có định hình được những điều mình cần phải làm để có thể đạt tới thành công như mong muốn.

Tác giả: Hằng Lê