Biên bản trả hàng là gì? Tại sao phải lập biên bản trả hàng?

Có nhiều trường hợp sau khi mua hàng và nhận hàng, người mua hàng lại có ý muốn đổi hoặc trả lại hàng hóa mình đã mua, tình trạng này lại càng xảy ra nhiều hơn khi trào lưu mua hàng trên mạng trở lên phổ biến như bây giờ, vậy khi ấy cần phải làm gì? Bạn đã biết cách lập biên bản trả hàng chưa?

1. Biên bản trả hàng là gì?

Biên bản trả hàng là loại giấy tờ được tạo ra khi người mua hàng đã nhận hàng tuy nhiên lại không hài lòng với hàng hóa mình đã mua, có thể do chất lượng hàng hóa không tốt hoặc bên bán không giao đúng loại hàng hóa người mua đã đăng ký mua, không đúng quy cách, tiền thuế vì vậy họ muốn trả lại hàng. Tuy nhiên, không phải trường hợp trả lại hàng nào cũng cần phải lập biên bản trả hàng, loại biên bản này chỉ phải lập khi mà bên mua hàng có ý định trả hàng còn bên bán hàng đã lập hóa đơn trước đó cho loại hàng hóa đã bán ra.

Khái niệm biên bản trả hàng

Không phải biên bản trả hàng nào cũng sẽ giống nhau, mỗi loại hàng hóa khác nhau thì sẽ có một loại biên bản trả hàng là khác nhau. Việc làm biên bản trả hàng sẽ tốn khá nhiều thời gian và công sức, do đó khi bán hàng, bên bán hàng cần lưu ý giao bán những loại hàng hóa đúng mẫu mã, chất lượng, tránh tình trạng “treo đầu dê bán thịt chó” làm mất việc của cả đôi bên mua và bán.

>>> Nắm bắt cơ hội tìm việc làm hành chính kế toán trên trang tuyển dụng việc làm Timviec365.com giúp bạn nhanh chóng lựa chọn được những việc làm hấp dẫn phù hợp yêu cầu việc làm của bản thân.

2. Có những trường hợp nào khi lập biên bản trả hàng?

Đối với việc hàng hóa bị trả lại thì có thể chia ra làm hai trường hợp đó là bên mua hàng có thể xuất hóa đơn trả hàng và một trường hợp khác là bên mua hàng không thể xuất hóa đơn trả hàng.

Nếu bên trả lại hàng hóa là các cá nhân, tổ chức có khả năng xuất hóa đơn trả hàng thì trong tờ hóa đơn đó cần ghi rõ lý do trả hàng, có thể do chất lượng, do mẫu mã... dù là bất kì lý do nào thì bên mua hàng cũng cần đưa ra một cách cụ thể, chính xác.

Ví dụ: Ngày 10 tháng 07 năm 2019 công ty A có mua của công ty B 100 bộ quần áo và công ty B đã xuất hóa đơn bán hàng cho công ty A, trong hóa đơn xuất hàng đã ghi rõ số lượng hàng hóa và mức giá của từng bộ quần áo, tổng giá trị của của cả lô hàng. Tuy nhiên đến ngày 18 tháng 07 năm 2019 sau khi nhận được hàng, công ty A nhận thấy có tới 1/3 số bộ quần áo mà công ty B giao cho công ty A là không đúng mẫu mã, do đó công ty A muốn trả lại những bộ quần áo không đúng mẫu mã đó. Khi công ty A gửi trả lại số hàng hóa thì cũng đã xuất ra được giấy hóa đơn trả hàng, trong hóa đơn trả hàng ghi rõ số lượng hàng trả về, lý do trả hàng là do không đúng mẫu mã.

Khi lập biên bản trả hàng sẽ gặp phải nhiều trường hợp khác nhau

Trường hợp thứ hai đó là bên mua hàng không thể xuất được hóa đơn trả hàng khi có ý muốn trả lại hàng hóa. Khi ấy thì hai bên mua và bán cần phải cùng nhau làm một văn bản ghi rõ số lượng hàng hóa được gửi trả, giá trị của số lượng hàng hóa đó (chưa tính VAT), lý do gửi trả hàng.

Ví dụ: Chị Nguyễn Thị Lan có mua 300 chiếc áo sơ mi, giá mỗi chiếc áo là 100.000vnđ từ công ty A về để kinh doanh nhỏ lẻ, nhưng khi nhận hàng thì 300 chiếc áo đó đều có chất liệu vải vô cùng xấu, không như thông tin mà công ty A đã quảng cáo, vì vậy chị Lan đã gửi trả 300 chiếc áo sơ mi về lại công ty A, nhưng do chị Lan là một cá nhân buôn bán nhỏ lẻ nên không có hóa đơn trả hàng. Khi đó chị Lan và công ty A sẽ phải cùng nhau tự làm một văn bản nêu rõ số lượng hàng hoàn trả là 300 chiếc áo sơ mi, tổng giá trị, lý do hoàn trả là chất lượng áo xấu. Văn bản này sẽ được giữ lại cùng với hóa đơn được công ty A xuất ra khi bán hàng để làm căn cứ nếu sau này xảy ra mâu thuẫn nào đó.

Những thủ thuật hữu ích giúp bạn chuyển file powerpoint sang pdf một cách dễ dàng nhất mà không tốn nhiều thời gian.

3. Các bước để lập biên bản trả hàng

Bước 1: Lập biên bản trả hàng.

Trong biên bản trả hàng, cần ghi rõ được những thông tin cần thiết như tên các bên tham gia (bên mua và bên bán), ngày tháng lập biên bản, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, lý do trả hàng hóa.

Bước 2: Lập hóa đơn trả lại hàng bán.

Cũng như khi lập biên bản trả hàng, trong hóa đơn trả lại hàng bán cũng cần có đầy đủ thông tin của 2 bên mua và bán như tên cá nhân, tổ chức mua hoặc bán hàng, địa chỉ, thuế suất GTGT... hóa đơn trả lại hàng sẽ được lập thành 2 bản mỗi bên giữ một bản.

Các bước lập biên bản trả hàng

Bước 3: Hạch toán lại khi hàng hóa bị trả và lập hóa đơn.

Bên mua:

Xuất hóa đơn trả hàng

Nợ TK 331: Tổng giá trị trên hóa đơn

Có TK 156: Số tiền chưa thuế

Có TK 1331: Thuế GTGT đầu vào

Kê khai lên tờ khai thuế tại bảng kê 02 – GTGT, ngoài ra cần ghi rõ số âm (nếu hàng trả cùng kỳ) hoặc điều chỉnh tờ khai thuế của mục tiêu “điều chỉnh khấu trừ thuế VAT còn lại... – theo chỉ tiêu 37 (nếu hàng trả khác kỳ).

Bên bán:

Đối với bên bán thì cần kê tờ hóa đơn của bên bán vào bảng kê 02-GTGT (trong trường hợp xuất trả hàng trong cùng kỳ) hoặc điều chỉnh tờ khai thuế chỉ tiêu “Điều chỉnh tăng thuế GTGT còn được khấu trừ”... - chỉ tiêu 38 (trường hợp hàng trả về khác kỳ).

Nợ TK 5212, 5213: Số tiền chưa thuế

Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra của hàng trả lại

Có TK 131: Tổng số tiền trên hóa đơn

4. Cách hạch toán biên bản trả hàng theo Thông tư 200 và Thông tư 133

Sau khi hàng hóa bị trả lại, các bên cần phải thực hiện một số những thủ tục nhất định, đây là những thủ tục bắt buộc khi có hàng hóa bị trả lại.

Bên mua và bên bán lập và ký vào một văn bản, trong đó có ghi lý do hàng bị trả lại và báo cáo giao hàng trả lại hàng hóa.

Bên người mua nếu xuất được hóa đơn thì cần chuẩn bị phiếu giao hàng và đưa hóa đơn cho bên nhận hàng. Trường hợp nếu không có hóa đơn trả hàng thì phải xây dựng một hồ sơ về những hàng hóa bị trả, khi ấy hóa đơn của người bán sẽ không còn có hiệu lực và có thể huỷ đi.

Về phía bên người bán sau khi nhận được thông tin hàng bị trả lại thì cần bắt tay vào việc nhập phiếu kho cho số hàng bị trả lại.

Cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo Thông tư 200 và Thông tư 133:

Nếu cơ quan, tổ chức đó sử dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200 thì hạch toán khoản hàng hóa bị trả lại vào TK 521.

Nếu cơ quan, tổ chức sử dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133 thì hạch toán khỏan hàng bán bị trả lại vào bên nợ TK 511.

Cách hạch toán biên bản trả hàng theo Thông tư 200 và Thông tư 133

Đối với bên bán hàng: chia ra làm 2 trường hợp là khi bán hàng và khi nhận hàng trả lại.

Khi bán hàng thì bên bán hàng cần phải dựa vào hóa đơn bán hàng và những giấy tờ khác liên quan để phản ánh doanh số, thời điểm này cần phải ghi các khoản phải thu 111,112,131; tài khoản có 511; tài khoản có 333. Phản ánh giá vốn hàng bán thông qua ghi các khoản phải thu 632; có tài khoản 155, 156.

Khi bên bán hàng nhận được hàng trả lại, cũng vẫn dựa trên hóa đơn trả hàng và những giấy tờ liên quan để phản ánh sự trở lại của giá vốn hàng bán bằng cách ghi nợ vào tài khoản 155, 156; có tài khoản 632. Phản ánh doanh số bán hàng của các hàng hóa bị trả lại bằng cách ghi tài khoản phải thu 5212; các khoản phải thu 333; tài khoản có 111,112, 131.

Đối với người mua: cũng chia làm 2 trường hợp là khi mua hàng và khi trả lại hàng.

Khi bên mua mua hàng thì dựa vào hóa đơn mua hàng và những giấy tờ liên quan, thiết lập hồ sơ sẽ ghi các khoản phải thu 152, 153, 156,... các khỏan phải thu 133 – VAT được khấu trừ; các tài khoản 111, 112, 331.

Khi bên mua trả lại hàng hóa: lại căn cứ trên hóa đơn hoàn trả và các giấy tờ liên quan để lập hồ sơ gồm tài khoản phải thu 111, 112, 331; có các tài khoản 152, 153, 156; tài khoản có 133 – thuế VAT được khấu trừ tương ứng với giá trị hàng hóa được trả lại.

Xem thêm cách cố định dòng trong excel, hướng dẫn dễ hiểu dễ làm cho người mới bắt đầu có ngay trên trang Timviec365.com.

Tất cả những thông tin trên đây là những thông tin liên quan nhất đến biên bản trả hàng mà chúng tôi cung cấp đến với bạn đọc, thông qua những thông tin này hy vọng bạn đọc sẽ có thêm được nhiều kiến thức về biên bản trả hàng, những thông tin liên quan đến biên bản trả hàng và các bước lập biên bản trả hàng.  

Tác giả: Hằng Lê