Cách viết mail xin việc hay để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Tác giả: Trương Thanh Thanh 25-09-2019

Email xin việc là một yếu tố để nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên khi chưa tiếp xúc, gặp mặt trực tiếp. Vì vậy, việc viết một email xin việc đúng chuẩn và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn ghi điểm rất nhiều. Bài viết sau đây sẽ chỉ bạn cách viết mail xin việc hay để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Cần tìm việc làm

1. Cách viết mail xin việc bằng tiếng Việt

Cách viết mail xin việc bằng tiếng Việt

Để viết mail xin việc bằng tiếng Việt, bạn cần lưu ý những điểm sau để tránh mắc những lỗi khiến hồ sơ ứng tuyển của bạn bị loại ngay lập tức:

1.1. Hình thức của email

Có nhiều người không để tâm và không có bất cứ ý niệm về việc chăm chút cho hình thức của email. Thế nhưng, đây là việc bạn cần làm trước khi bắt tay vào viết nội dung. Việc chăm chút cho hình thức của email thật chỉn chu thực ra không mất nhiều thời gian và còn đem lại hiệu quả khá tốt nữa. Sau đây là một vài gợi ý để bạn thay đổi hình thức email:

- Tên hiển thị: Đây là tên sẽ hiện lên khi người khác nhận email của của bạn. Bạn cần ghi đầy đủ, rõ ràng họ và tên của mình cho dù sử dụng tên bằng tiếng Việt hay tên bằng tiếng Anh. Khi viết tên hiển thị của mình, bạn cần tránh một số lỗi như sau:

+ Viết hoa toàn bộ tên: Cách viết tên hiển thị như vậy khiến người nhận cảm thấy khá là ức chế và có cảm giác như đang bị đe dọa vậy. Đối với tên hiển thị ở email, bạn chỉ cần viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi thành tố trong tên là được.

+ Viết chữ thường cho toàn bộ tên: Cách viết này sẽ khiến bạn bị đánh giá là người cẩu thả, không cẩn thận. Nếu bạn ứng tuyển cho lĩnh vực cần sự cẩn thận, tỉ mỉ như tài chính – kế toán hay hành chính – văn phòng thì đây mà một điểm trừ rất lớn.

+ Sử dụng tên có lẫn yếu tố nước ngoài: Bạn đang viết mail xin việc bằng tiếng Việt nên cần tránh những yếu tố nước ngoài trong email nếu nó không cần thiết. Bạn chỉ được sử dụng tên có lẫn yếu tố nước ngoài khi đó là tên bạn sử dụng thường xuyên mà thôi, còn nếu không thì hãy để tên thật của mình.

+ Viết tắt: Đây là điều bạn tuyệt đối tránh mắc phải vì nó khiến nhà tuyển dụng khó chịu khi nhận được email vì họ không thể biết người gửi email là ai và là người như thế nào nên việc viết họ và tên đầy đủ trong email là điều cần thiết.

Để thay đổi tên hiển thị trong email, bạn có thể vào Setting (Cài đặt), chọn Accounts and Import (Tài khoản và nhập), nhấn Edit info (Chỉnh sửa thông tin) và ghi đầy đủ họ tên, rồi nhấn Save (Lưu thay đổi).

- Địa chỉ email: Địa chỉ email của bạn cần chứa tên thật và một số yếu tố khác (ví dụ: ngày sinh, tên viết tắt tiếng Anh của trường, khoa, chuyên ngành). Trong địa chỉ email, bạn không nên cho vào các kí tự, từ ngữ khó hiểu và không sử dụng email với những cái tên chứa teencode vì chúng khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp.

- Avatar: Avatar của email có lẽ là phần nhiều người bỏ qua nhất. Tuy nhiên, bạn có thể tận dụng nó để tạo ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng bằng việc để một bức ảnh mà người khác có thể nhìn rõ gương mặt của mình. Nếu bạn không để ảnh cũng không sao, nhưng đừng sử dụng những bức ảnh không liên quan và có nội dung không phù hợp như ảnh vật nuôi, nhân vật hoạt hình, phim ảnh, phong cảnh, người nổi tiếng,…vì chúng khiến email của bạn mất đi sự chuyên nghiệp. Trong trường hợp bạn để một bức ảnh chưa được chất lượng hay chưa rõ mặt cho lắm thì cần tìm kiếm và thay đổi ảnh đại diện ngay lập tức.

- Chữ kí: Đây là phần sẽ xuất hiện ở cuối email, bạn cần ghi thông tin cá nhân của mình bao gồm họ tên, địa chỉ email, số điện thoại, website (nếu có), bạn cũng có thể bổ sung địa chỉ các tài khoản mạng xã hội bạn đang dùng nếu nó liên quan đến lĩnh vực bạn đang ứng tuyển. Để tạo chữ kí trong email, bạn chỉ cần thao tác như sau: Vào Setting (Cài đặt), chọn General (Chung), kéo xuống phần Signature (Chữ kí), tích vào ô bên dưới dòng chữ No signature (Không thêm chữ kí) rồi tiến hành chỉnh sửa, nhấn Save (Lưu thay đổi) để hoàn thành.

Việc làm kế toán

1.2. Email gửi đi cần có những gì?

Email xin việc của bạn khi gửi đi cần có các yếu tố sau để không bị loại dù CV và các tài liệu đính kèm đạt chất lượng rất tốt:

- Tiêu đề: Trong quá trình làm việc, dù là nhà tuyển dụng hay bất kì ai thì họ cũng sẽ nhìn vào tiêu đề email để xác định trước phần nào nội dung sẽ có trong email. Đối với những email không có tiêu đề, nhà tuyển dụng sẽ bỏ qua và xóa luôn vì họ sẽ coi đó là thư rác. Ở cuối thông tin tuyển dụng thường có ghi yêu cầu về cấu trúc tiêu đề email và bạn chỉ cần làm theo là được. Bởi vì khi bạn tuân thủ đúng những gì nhà tuyển dụng đề ra, họ sẽ không cần mất thời gian xác định người gửi email là ai và không bỏ sót email của bạn. Nếu không có yêu cầu gì thì bạn chỉ cần ghi theo cấu trúc sau: Tên – Ứng tuyển vị trí A – Tên công ty và không được bỏ trống phần này.

- Nội dung: Sau khi đã đọc xong tiêu đề email thì nhà tuyển dụng sẽ đọc nội dung trong đó vì vậy, đây cũng là phần bạn không được bỏ trống. Nội dung email về cơ bản không có gì quá phức tạp nhưng cần đảm bảo những thông tin sau đây.

+ Lời chào: Dear + Tên người nhận hoặc Kính gửi + Tên người nhận + Tên bộ phận và tên công ty

+ Giới thiệu về bản thân: Tên của bạn, học trường gì, đã tốt nghiệp hay là sinh viên năm cuối

+ Ghi lý do gửi email (để ứng tuyển vào vị trí A của công ty)

+ Ghi nơi đăng tải thông tin ứng tuyển

+ Tóm tắt về kĩ năng, kinh nghiệm phù hợp với vị trí đang ứng tuyển

+ Nói về việc bạn đã gửi CV và Cover Letter trong email

+ Lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng

- File đính kèm: Bạn cần gửi kèm CV và Cover Letter trong email, hai file này cần lưu riêng biệt. Bên cạnh đó, bạn có thể gửi bản scan bảng điểm, chứng chỉ nếu được yêu cầu. Ngoài ra, ở một số ngành nghề như thiết kế, quảng cáo thì việc gửi file đính kèm là rất cần thiết vì chúng giúp bạn chứng minh được kinh nghiệm và thực lực thông qua các sản phẩm do bạn sáng tạo. Các file đính kèm cần đảm bảo có dung lượng không quá 2MB và đừng nén hồ sơ thành .zar hay .zip vì sẽ gây bất tiện cho nhà tuyển dụng khi xem hồ sơ ứng tuyển của bạn.

2. Cách viết mail xin việc bằng tiếng Anh

Cách viết mail xin việc bằng tiếng Anh

Đối với một mail xin việc bằng tiếng Anh, những điều cần lưu ý tương tự như lúc bạn viết mail xin việc bằng tiếng Việt. Tuy nhiên, dù sao hai ngôn ngữ này vẫn có nhiều điểm khác biệt nên trong quá trình viết, bạn vẫn cần ghi nhớ một vài điểm như sau để có một email chuyên nghiệp và nắm bắt được cơ

2.1. Lời chào đầu thư

Để viết được lời chào đầu thư, bạn cần dựa trên những thông tin bạn thu thập được về công ty đó, cụ thể như sau:

- Trong trường hợp bạn biết tên nhà tuyển dụng, bạn sẽ viết theo cấu trúc sau: Dear + Ms./Mr./Dr. (nếu bạn chắc chắn về người đọc email của bạn) + tên nhà tuyển dụng

- Trong trường hợp bạn không tìm được tên của nhà tuyển dụng, bạn có thể viết là Dear Recuiting Team hay Dear Hiring Manager hay Dear + Tên công ty bằng tiếng Anh

- Bạn nên tránh những cấu trúc kiểu như “To whom it may concern” vì chúng khiến email của bạn bị rập khuôn và máy móc, nhà tuyển dụng cũng sẽ không đánh giá cao những ứng viên sử dụng từ ngữ như vậy vì họ sẽ cho rằng bạn không có bất cứ sự tìm hiểu nào về những thông tin cơ bản của công ty.

Ví dụ:

Tran Tuan

10 Nguyen Trai, Thanh Xuan, Ha Noi

Tel: 0986723434

September 10, 2019

Attn: Human Resources Manager

Re: Salesman post

Dear Sir,

2.2. Viết đoạn mở đầu

Mở đầu email, bạn cần giới thiệu về bản thân một cách ngắn gọn về tên, trường đại học nơi bạn tốt nghiệp, đề cập đến vị trí mình đang ứng tuyển và cách để bạn biết đến thông tin tuyển dụng này. Đoạn mở đầu không cần quá dài dòng, chỉ cần từ 1 đến 2 câu là được. Ví dụ:

“In reply to your advertisement in Timviec365.com, I am pleased to enclose my C.V to apply for the Salesman position of your office in Ha Noi.”

2.3. Viết đoạn nội dung

Sau đó, bạn cần trình bày về kinh nghiệm làm việc (nếu có), kĩ năng mềm, nhấn mạnh khả năng sử dụng tiếng Anh để giao tiếp vì đây là yếu tố để nhà tuyển dụng đánh giá xem bạn có thể hòa nhập và thích ứng với môi trường làm việc đa văn hóa, đa ngôn ngữ được hay không.

Bên cạnh đó, bạn cần đảm bảo những thông tin mình nêu có liên quan đến vị trí tuyển dụng và chúng chỉ nên gói gọn trong khoảng từ 1 đến 2 đoạn văn ngắn, không cần viết dài dòng vì những thông tin chi tiết bạn đã trình bày trong CV và Cover Letter đính kèm email rồi.

Ngoài ra, bạn cũng có thể nêu một chút về tính cách, phẩm chất của bản thân và khẳng định mình là người phù hợp với vị trí đang ứng tuyển.

Mẫu CV xin việc

2.4. Viết đoạn kết

Ở đoạn kết, bạn cần tổng kết lại những vấn đề đã nêu và thảo luận về những việc bạn sẽ làm để tham gia ứng tuyển. Đoạn kết mail xin việc cần đảm bảo các thông tin sau:

- Nói lại một lần nữa về lý do bạn là người phù hợp với vị trí công việc đang ứng tuyển và bày tỏ việc bạn rất yêu thích công việc này

- Đề cập những việc bạn sẽ làm, bạn có thể nói về việc mình muốn tham gia phỏng vấn để mình có thể trình bày kĩ hơn về kinh nghiệm và kĩ năng mình có

- Gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian đọc email

- Cuối thư, bạn có thể sử dụng “Sincerely” hoặc “Best” và viết tên của mình, có đính kèm chữ kí đã tạo từ trước.

Việc làm nhân viên kinh doanh

Khi bắt đầu viết mail xin việc, bạn sẽ cảm thấy khó khăn và lúng túng nhưng đừng vì vậy mà bỏ qua khâu quan trọng này. Nếu bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng bằng mail xin việc thì cơ hội được nhận vào làm việc của bạn sẽ tăng lên rất nhiều. Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn biết cách viết mail xin việc hay và biết cách viết mail xin việc bằng tiếng Anh để có thể tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng khi chưa thể trực tiếp gặp gỡ họ để trao đổi về công việc. Chúc bạn thành công!