Embassy Of Canada

Administrative Assistant - Development (Term for 06 Months)

Embassy Of Canada

31 Hung Vuong - Ba Dinh- Ha Noi

Lượt xem: 62

Mô tả công việc

Employment: Term for 6 months
Salary: VND 26,771,906 per month (non- negotiable)
Hours of Work: 37.5 hours/week
Monday to Thursday - hours of work are from 8:00 am to 17:00 pm
Friday – hours of work are from 8:00 am to 13:30 pm
Issuance Date: May 22nd, 2019
Closing Date: June 02nd, 2019
Open to:
• All employees of the Embassy of Canada to Vietnam and the Consulate General of Canada in Ho Chi Minh City.
• Individuals who are eligible to work in Vietnam.
All applicants must:
• Clearly demonstrate on their application that they meet all of the mandatory and rated qualifications stated below. Failure to do so will result in your application being rejected.
• Submit resumes with cover letter, stating his/her interest and suitability, by the closing date. Note that applications received after the closing date will be disqualified.
• Submit via VietnamWorks.
• Write “For the Emergency Administrative Assistant position” in the subject line of the email.
• Please note that applications received may also be considered for other potential temporary/full time positions of similar work, which may become available in the next 12 months.
SUMMARY
The Administrative Assistant will report to the Head of Development Cooperation, and provide: administrative support to Development Section team; support local contracting and financial administration processes; and carry out other related duties as required.
DUTIES
A. Administrative support to Development Section:
1. Maintaining the agenda of the program manager, and coordinating the schedules of the team members;
2. Carrying out logistical and administrative arrangements for conferences, workshops, meetings, receptions, and other related events;
3. Carrying out air flight, vehicle, hotel and other logistical arrangements for team members and official visitors;
4. Drafting correspondence, including diplomatic notes for travel visas, and other;
5. Maintaining information databases and electronic and paper filing systems;
6. Facilitating preparation of information packages and briefing books;
7. Maintaining office supplies, including ordering and inventory tracking;
8. Facilitating smooth functioning of office, including follow-up on any computer network, telephone, printer, or office maintenance issues with the appropriate sections at the Embassy;
9. Providing translation and interpretation services as required;
10. Greeting visitors to the Embassy, escorting them to and from their meeting rooms and assisting with refreshments as required.
B. Local contracting and financial administration:
1. Under the supervision of the program manager, administering the operations budget, in accordance with applicable Government of Canada laws, regulations and policies;
2. Working closely and collaboratively with the Embassy accounting section on financial and contractual issues;
3. Preparing quarterly reports on advances, hospitality budget, warehoused items, other;
4. Assisting team members with preparation of travel requests, fund advances, and expense claims;
5. Reviewing team member expense claims for accuracy and completeness, and ensuring proper accounts coding;
6. Ensuring payment of invoices;
7. Maintaining of financial and contractual documents and records.
C. Other related duties:
Perform other duties as required to support the Development Section, the Mission, and the Government of Canada.

Yêu cầu công việc

* Essential qualifications:
Education:
• University or technical degree from a recognized institution in administration, business, or related.
Language:
• Excellent proficiency in English (reading, writing and speaking);
• Native fluency in Vietnamese (reading, writing and speaking).
Experience:
• Experience in providing administrative support to a program manager and team members;
• Experience in budget administration and records management;
• Experience with computer use, including Windows, Microsoft Outlook, Word and Excel, internet.
Knowledge:
• Knowledge of Vietnamese government structure, ministries and agencies;
• Knowledge of general office procedures and practices;
Ability/Competencies:
• Negotiation skills;
• Time and task management skills;
• Effective English communication skills (reading, writing and speaking);
• Ability to work collaboratively and independently;
• Ability to carry out online searches and to compile information/reports;
• Ability to edit and format documents;
• Familiarity with use of social media, such as Facebook, Twitter, LinkedIn.
Personal Suitability:
• Professional Integrity;
• Good Judgement;
• Adaptable and Flexible;
• Collaborative and teamwork oriented;
• Client Focussed and a network/alliance builder.
* Asset qualifications:
Language:
• Proficiency in French is desirable (reading, writing and speaking).
Experience:
• Experience in working with embassies, diplomatic missions, international organizations, development assistance projects/programs.
* Conditions of employment:
• An appointment to the position for the successful candidate will be subject to Medical Clearance and Reliability (security) Status Check (RS), obtained by Management.
* Notes:
• Only short-listed applicants will be contacted by the Human Resources section.
• The Government of Canada is committed to building a skilled, diverse workforce. We welcome applicants from all backgrounds irrespective of race, color, religion, gender, disability, age or sexual orientation.

Quyền lợi được hưởng

- Company policy
- Opportunity to prove your ability and develop yourself
- Professional and international working environment

Hồ sơ bao gồm

Thông tin liên hệ

- Người liên hệ:

- Địa chỉ:

- Email: Đăng nhập để xem email

- SĐT: Đăng nhập để xem SĐT

Thông tin tuyển dụng

Chức vụ: Trưởng Nhóm

Hình thức: Toàn thời gian cố định

Yêu cầu giới tính: Không yêu cầu

Kinh nghiệm: Chưa có kinh nghiệm

Yêu cầu bằng cấp: Không yêu cầu

Mức lương: 1 triệu - 3 triệu

Địa điểm làm việc:Hà Nội
NTD xác thực
QR Code

Quét mã QR

để ứng tuyển ngay

ứng tuyển ngay

Chia sẻ việc làm với bạn bè !!!

Việc làm tương tự

Địa điểm

Việc làm tại Quận Ba ĐìnhViệc làm tại Quận Tây HồViệc làm tại Quận Cầu GiấyViệc làm tại Quận Đống ĐaViệc làm tại Quận Hoàng MaiViệc làm tại Quận Thanh XuânViệc làm tại Quận Nam Từ LiêmViệc làm tại Quận Hoàn KiếmViệc làm tại Quận Long BiênViệc làm tại Quận Hai Bà TrưngViệc làm tại Quận Bắc Từ LiêmViệc làm tại Quận Hà ĐôngViệc làm tại Huyện Đan PhượngViệc làm tại Huyện Hoài ĐứcViệc làm tại Huyện Thường Tín

Chức danh

Việc làm nhân viên cho thuê văn phòng tại Hà NộiViệc làm nhân viên hành chính tiếng anh tại Hà NộiViệc làm nhân viên hành chính biết tiếng hàn tại Hà NộiViệc làm nhân viên làm visa tại Hà NộiViệc làm trưởng phòng tổ chức hành chính tại Hà NộiViệc làm nhân viên tổng vụ tại Hà NộiViệc làm nhân viên hành chính văn phòng tại Hà NộiViệc làm nhân viên văn thư tại Hà NộiViệc làm nhân viên hành chính văn thư tại Hà NộiViệc làm nhân viên văn phòng biết tiếng trung tại Hà NộiViệc làm nhân viên văn phòng biết tiếng hàn tại Hà NộiViệc làm nhân viên văn phòng tiếng anh tại Hà NộiViệc làm trưởng phòng hành chính tại Hà NộiViệc làm nhân viên hành chính tổng hợp tại Hà NộiViệc làm nhân viên nghiệp vụ tại Hà Nội

Từ khóa liên quan

Tìm việc làm thời vụ 6 tháng tại Bình DươngTìm việc làm văn phòng đại diện tại Hồ Chí MinhTìm việc làm pg thời vụ tại Hồ Chí MinhTìm việc làm thời vụ hè tại Hồ Chí MinhTìm việc làm thời vụ 3 tháng tại Hồ Chí MinhTìm việc làm thời vụ 6 tháng tại Hồ Chí MinhTìm việc làm kế toán thời vụ tại Hồ Chí MinhTìm việc làm thời vụ 6 tháng tại Đà NẵngTìm việc làm thời vụ hè tại Vĩnh PhúcTìm việc làm tạp vụ văn phòng lương cao tại Hòa BìnhTìm việc làm quản lý tòa nhà văn phòng tại Hòa BìnhTìm việc làm văn phòng luật tại Hòa BìnhTìm việc làm văn phòng không cần kinh nghiệm tại Hòa BìnhTìm việc làm kế toán hành chính sự nghiệp tại Hòa BìnhTìm việc làm văn phòng đại diện tại Hòa BìnhTìm việc làm shipper thời vụ tại Hòa BìnhTìm việc làm pg thời vụ tại Hòa BìnhTìm việc làm thời vụ hè tại Hòa BìnhTìm việc làm thời vụ 3 tháng tại Hòa BìnhTìm việc làm thời vụ 2/9 tại Hòa Bình

Công ty

Liên hệ qua SĐT